Nicht jede Vertretungsstunde wird bezahlt. Wie Sie vergütungsfähige Mehrarbeit erkennen, lückenlos nachweisen und fristgerecht an die Bezügestelle melden.
Wenn Lehrkräfte kurzfristig einspringen, entsteht nicht automatisch ein Vergütungsanspruch. Für Schulleitungen und Sekretariate beginnt die eigentliche Arbeit erst nach der Vertretungsstunde: Sie müssen entscheiden, welche Stunden überhaupt bezahlt werden, diese belastbar dokumentieren und an die zuständige Stelle melden. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie Mehrarbeit von Lehrkräften abrechnen, ohne dass Ansprüche verfallen oder Rückfragen das Verfahren in die Länge ziehen.
Vergütet wird nur angeordnete oder genehmigte Mehrarbeit, die über eine monatliche Bagatellgrenze hinausgeht — häufig drei Unterrichtsstunden, wobei die Grenze je nach Bundesland abweicht. Vertretungen, die durch Freistellung ausgeglichen werden, zählen nicht dazu. Entscheidend sind ein nachvollziehbarer Nachweis je Stunde und die fristgerechte Meldung an die Bezügestelle.
Mehrarbeit meint Unterricht über die regelmäßige Pflichtstundenzahl hinaus. Ob und ab wann solche Stunden bezahlt werden, regeln in Deutschland die Bundesländer — eine bundesweit einheitliche Verordnung zur schulischen Mehrarbeitsvergütung gibt es nicht.
Maßgeblich sind das jeweilige Landesbeamten- und Besoldungsrecht sowie ergänzende Erlasse der Kultus- beziehungsweise Bildungsministerien. Prüfen Sie deshalb stets die Regelung Ihres Bundeslandes. Die folgenden Grundsätze finden sich in den meisten Ländern in ähnlicher Form wieder, die konkreten Schwellen und Details unterscheiden sich jedoch.
Eine Vertretungsstunde ist zunächst nur eine organisatorische Tatsache: Eine Lehrkraft übernimmt den Unterricht einer anderen. Ob daraus ein Zahlungsanspruch wird, hängt von mehreren Bedingungen ab:
Erst wenn diese Punkte zusammenkommen, sprechen wir von vergütungsfähiger Mehrarbeit.
Der Beschäftigungsstatus entscheidet darüber, nach welchem Regelwerk gerechnet wird — und das sollten Sie je Lehrkraft vor der Meldung klären:
Weil beide Gruppen unterschiedlich behandelt werden, führt eine pauschale Gleichbehandlung regelmäßig zu Fehlern in der Abrechnung.
Mehrarbeit abzurechnen ist nicht dasselbe wie Arbeitszeit zu dokumentieren. Die Arbeitszeiterfassung von Lehrkräften bildet ab, wer wann im Dienst war. Für die Vergütung zählt jedoch eine engere Größe: die tatsächlich gehaltene Unterrichtsstunde über dem Deputat.
Wer beide Ebenen vermischt, meldet schnell zu viel oder zu wenig und provoziert Rückfragen der Bezügestelle. Halten Sie die Abrechnung von Mehrarbeit deshalb bewusst getrennt von der allgemeinen Zeitdokumentation.
Die zentrale Frage im Sekretariat lautet: Ist diese Stunde Ausgleich oder Geld? Die Antwort entscheidet darüber, ob die Stunde überhaupt in die Abrechnung wandert.
Viele Vertretungen werden nicht ausbezahlt, sondern verrechnet. Das betrifft etwa Stunden, die im Rahmen eines Arbeitszeitkontos oder einer Jahresplanung wieder abgebaut werden. Diese Stunden sind arbeitsorganisatorisch wichtig, lösen aber keine Zahlung aus. Sie dürfen deshalb nicht in die Mehrarbeitsmeldung geraten.
Vergütet werden in der Regel nur Stunden, die über die Bagatellgrenze hinausgehen und nicht ausgeglichen wurden. Zu beachten ist dabei:
Teilzeitbeschäftigte Lehrkräfte sind ein häufiger Stolperstein. Für sie wirkt die Bagatellgrenze nicht zwangsläufig im gleichen Umfang wie bei Vollzeitkräften. Mehrere Länder behandeln Stunden oberhalb des individuellen Teildeputats anders als Stunden einer Vollzeitkraft.
Wie genau gerechnet wird, unterscheidet sich jedoch erheblich. Verlassen Sie sich hier nicht auf eine Faustregel, sondern prüfen Sie den Erlass Ihres Landes im Einzelfall, bevor Sie melden.
Auch aus Sicht der betroffenen Lehrkraft lohnt der Blick auf die Abrechnung. Wer vertritt, sollte wissen, ob eine Stunde als bezahlte Mehrarbeit zählt oder im Ausgleich verrechnet wird — denn davon hängt ab, ob am Monatsende eine Vergütung oder eine Gutschrift auf dem Arbeitszeitkonto steht.
Eine transparente Dokumentation hilft hier beiden Seiten: Die Lehrkraft kann ihre geleisteten Stunden nachvollziehen, und die Schule vermeidet Diskussionen über Ansprüche, die Monate zurückliegen.
Die Bezügestelle zahlt nur, was nachvollziehbar belegt ist. Ein sauberer Nachweis schützt deshalb sowohl die Lehrkraft vor verfallenden Ansprüchen als auch die Schule vor zeitraubenden Rückfragen.
Der sauberste Weg führt nicht über eine nachträglich gepflegte Excel-Tabelle, sondern über die Daten, die ohnehin entstehen. Jede Vertretung, die im Tagesgeschäft dokumentiert wird, trägt bereits die entscheidenden Angaben: Datum, Stunde, vertretende Lehrkraft, Klasse und Grund. Eine zentrale Schulverwaltung kann diese Einträge markieren und am Monatsende zu einer Mehrarbeitsübersicht je Lehrkraft verdichten.
So vermeiden Sie die typische Doppelerfassung, bei der dieselbe Stunde zuerst im Vertretungsplan und dann noch einmal von Hand in einer Abrechnungsliste landet — mit allen Übertragungsfehlern, die dabei entstehen.
Damit eine Stunde später nicht beanstandet wird, sollte jeder Eintrag folgende Angaben enthalten:
Diese Felder einmal sauber angelegt, lassen sich beliebig auswerten — und sie sind die Grundlage dafür, dass die Monatssumme stimmt.
Warten Sie mit dem Nachweis nicht bis zum Schuljahresende. Ein fester Monatsabschluss, bei dem die Schulleitung die markierten Stunden freigibt, hält die Datenmenge klein und die Erinnerung frisch. Eine Rückfrage zu einer Stunde aus dem Vormonat beantwortet sich leichter als eine aus dem letzten Halbjahr.
Ist der Nachweis vollständig, folgt die eigentliche Abrechnung: die Meldung an die zuständige Bezüge- oder Besoldungsstelle. Diese zahlt die Mehrarbeitsvergütung aus, nicht die Schule selbst.
Die meisten Stellen verlangen eine monatliche Aufstellung je Lehrkraft mit der Summe der vergütungsfähigen Stunden, der Personalnummer und der Bestätigung der Schulleitung. Je nach Land geschieht die Übermittlung über ein Formular, ein Fachverfahren oder eine Schnittstelle. Eine strukturierte Datenbasis in der zentralen Stammdatenverwaltung erspart es Ihnen, Personalnummern und Beschäftigungsumfänge für jede Meldung erneut herauszusuchen.
An diesen Stellen kommt es regelmäßig zu Verzögerungen:
Die gemeldeten Beträge gehören zugleich in Ihre Budgetplanung: Mehrarbeit ist ein Personalkostenfaktor, der sich im laufenden Jahr spürbar summiert. Wer ihn im Blick behält, erlebt bei der Verwaltung der Haushaltsmittel keine bösen Überraschungen.
Mehrarbeit von Lehrkräften abzurechnen ist weniger eine Frage des guten Willens als der sauberen Abgrenzung und der durchgängigen Datenlinie. Wer schon bei der Vertretung festhält, ob eine Stunde ausgeglichen oder vergütet wird und welchen Status die Lehrkraft hat, verfügt am Monatsende über eine prüffeste Übersicht — ohne Nacharbeit, ohne Doppelerfassung, ohne verfallende Ansprüche.
Den rechtlichen Rahmen geben jedoch die Länder vor. Ziehen Sie bei Teilzeit, abweichenden Schwellen und dem konkreten Meldeweg stets den Erlass Ihres Bundeslandes und die Vorgaben Ihrer Bezügestelle heran, bevor Sie eine Meldung freigeben.
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