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Die Schülerakte ist das zentrale Dokumentationsinstrument im schulischen Alltag. Sie enthält die vollständige Bildungsbiografie einer Schülerin oder eines Schülers: Leistungsnachweise, Zeugnisse, Förderpläne, Protokolle von Elterngesprächen, Berichte externer Fachkräfte, Entschuldigungen und vieles mehr. In der Vergangenheit bedeutete das unweigerlich: Ordner, Aktenschränke, schwer auffindbares Papierchaos und das ständige Risiko, dass wichtige Unterlagen verloren gehen oder in unbefugte Hände geraten.
Mit der digitalen Schülerakte von Edu360 gehört all das der Vergangenheit an. Alle relevanten Dokumente, Notizen und Informationen werden zentral, strukturiert und sicher digital gespeichert – und sind für berechtigte Personen sofort und ortsunabhängig abrufbar. Die DSGVO Schülerakte ist vollständig rechtssicher, teamfähig und so einfach bedienbar, dass auch technisch weniger erfahrene Anwenderinnen und Anwender sofort damit arbeiten können.
Die Schülerakte Software von Edu360 ist ein umfassendes, strukturiertes Informationszentrum. Alle Inhalte sind kategorisiert und mit intelligenten Such- und Filterfunktionen schnell auffindbar:
In einer Schule sind viele verschiedene Personen an der Begleitung und Förderung einer Schülerin oder eines Schülers beteiligt: Klassenlehrkraft, Fachlehrkräfte, Schulberatung, Schulsozialarbeit, Schulpsychologie, Schulbegleitung und Schulleitung. Jede dieser Personengruppen hat unterschiedliche Informationsbedürfnisse – und mit der Schülerakte Software von Edu360 können alle auf die für sie relevanten Teile der digitalen Akte zugreifen.
Das bedeutet in der Praxis: Wichtige Beobachtungen müssen nicht mehr mündlich weitergegeben oder in separaten E-Mails dokumentiert werden. Alle Beteiligten arbeiten auf derselben Datenbasis, haben denselben Wissensstand und können ihre Beiträge direkt in der digitalen Akte dokumentieren. Das verbessert die Qualität der Förderung erheblich und spart gleichzeitig wertvolle Zeit.
Die digitale Schülerakte enthält hochsensible personenbezogene Daten von Minderjährigen. Edu360 schützt diese Daten durch ein mehrschichtiges Sicherheitskonzept:
Lehrkräfte und Verwaltungspersonal sind nicht immer am Schulstandort, wenn sie auf wichtige Informationen zugreifen müssen. Ein Hausbesuch, eine externe Förderkonferenz, ein Elterngespräch außerhalb der Schule – mit der cloud-basierten elektronischen Akte Schule von Edu360 ist das kein Problem. Alle relevanten Informationen sind sicher und von jedem Gerät aus zugänglich: vom Laptop im Homeoffice, vom Tablet bei einer Konferenz oder vom Smartphone unterwegs.
Der Zugriff erfolgt immer über eine verschlüsselte Verbindung und nach erfolgreicher Authentifizierung. Die Plattform ist responsiv gestaltet und funktioniert auf allen gängigen Endgeräten und Betriebssystemen – ohne Installation zusätzlicher Software.
Neben strukturierten Datenbankeinträgen können in der digitalen Dokumentenverwaltung Schule auch Dokumente in gängigen Formaten abgelegt werden: PDFs, Word-Dokumente, Bilder und mehr. Ein integriertes Dokumentenmanagementsystem sorgt dafür, dass alle Dokumente klar kategorisiert, versioniert und mit relevanten Metadaten versehen werden.
Durch die Volltextsuche und intelligente Filteroptionen können auch in umfangreichen digitalen Akten benötigte Dokumente in Sekundenschnelle gefunden werden. Vorbei sind die Zeiten, in denen man sich durch dicke Papierstapel wühlen musste, um ein bestimmtes Attest oder ein altes Förderprotokoll zu finden.
Schulen sind gesetzlich verpflichtet, Schülerakten für bestimmte Zeiträume aufzubewahren. Die konkreten Fristen variieren je nach Bundesland und Art der Dokumente. Mit der digitalen Schülerakte in Edu360 wird die Archivierung zur Selbstverständlichkeit: Aufbewahrungsfristen können für verschiedene Dokumenttypen konfiguriert werden, nach Ablauf werden Dokumente automatisch zur Löschung vorgemerkt und können datenschutzkonform gelöscht werden.
Für Dokumente mit langer Aufbewahrungspflicht – wie Abschlusszeugnisse – steht eine sichere Langzeitarchivierung zur Verfügung. Alle archivierten Dokumente sind jederzeit abrufbar und können bei Bedarf erneut ausgedruckt werden.
Der Umstieg auf die digitale Schülerakte muss keine große Hürde sein. Edu360 bietet einen strukturierten Migrations-Support: Bestehende Stammdaten werden importiert, wichtige physische Dokumente schrittweise digitalisiert, und das Team von Edu360 begleitet den gesamten Prozess mit Schulungen und technischer Unterstützung.
Viele Schulen beginnen damit, neue Schülerinnen und Schüler von Anfang an digital zu erfassen, während bestehende Akten schrittweise digitalisiert werden. So entsteht eine hybride Übergangsphase, die den Betrieb nicht unterbricht. Mit jedem Schuljahr wächst der Anteil digitaler Akten, bis schließlich alle Unterlagen vollständig in Edu360 verfügbar sind.
